Ottimizzazione risorse e team
Strumenti di gestione per una comunicazione efficace
TIPO DI AZIENDA
Cliente
Agenzia di comunicazione, crea strumenti per la promozione delle aziende e dei loro prodotti. Si occupa di tutti gli ambiti (strumenti cartacei e digitali, on-off line, social, siti web, packaging, ecc).
SERVIZIO EROGATO
Il caso
Coniugare creatività artistica e controllo di gestione è una sfida molto impegnativa. La prima ha bisogno di spazio, poche o nessuna regola e totale libertà di azione per portare il cliente finale al risultato cercato. Tutto questo però si scontra con le necessità di redditività di commessa, di controllo delle risorse (umane e hw) e di pianificazione che sono tipiche di qualsiasi attività, progetto o impresa.
Services
Assessment
Analisi delle esigenze di monitoraggio e controllo delle attività dell’agenzia, per tradurle in requisiti e obiettivi ben definiti. In collaborazione con i soci titolari, vengono stabiliti i principi di gestione, e si identifica Excel come la prima piattaforma (flessibile) per sviluppare strumenti mirati alla gestione dei progetti. Una volta che gli obiettivi e i KPI sono stati chiariti e il personale formato sull’utilizzo degli strumenti di gestione, si procederà all’implementazione di un software che ottimizzi le automazioni e aumenti l’affidabilità del sistema.
Individuare quei principi di gestione che permettano di mantenere sotto controllo le attività di agenzia, per dare risposte efficaci ai clienti finali e organizzare adeguatamente il lavoro delle risorse interne. Tramite Excel, costruire degli strumenti immediati per valutare i costi di commessa, introducendo contemporaneamente un software che agevoli il lavoro dei controller (impegni delle risorse, pianificazione delle attività, ecc).
50k €
12 mesi
18 persone
Services
Formazione
Breve corso di formazione di Project Management, con focus specifico su Agile-Scrum, per introdurre i concetti che saranno concretizzati nello sviluppo degli strumenti informatici. Nella formazione sono emerse le molteplici tipologie di attività portate avanti dall’agenzia, e confrontate con le necessità di controllo da parte degli amministratori.
Services
Strumenti customizzati
FASE 1
EXCEL
Costruzione di una struttura di file Excel in grado di registrare le ore di lavoro delle singole risorse all’interno delle singole commesse, suddivise per tipologia di attività, realizzando un controllo di gestione puntuale e sempre aggiornato.
FASE 2
CLICKUP.COM software selection, formazione delle risorse, installazione e avvio nell’uso di clickup.com, un software online di gestione delle risorse e pianificazione delle attività di commessa. Impostazione della reportistica necessaria alla chiusura commesse.
Services
Supporto al cambiamento
E’ stato necessario affiancare le singole risorse fin da subito, dovendo comprendere adeguatamente il flusso delle attività e la loro tipologia, per costruire i file Excel della Fase 1. Anche in Fase 2, oltre a un ulteriore (breve) periodo di formazione esteso a tutte le figure interne all’agenzia, è stato necessario affiancare alcune risorse per migliorare sia l’inserimento dati che l’analisi successiva da parte del personale amministrativo.
Risultato
Le singole risorse sono state coinvolte come attori principali del cambiamento effettuato. In questo modo si sono fatti promotori dei nuovi strumenti, percepiti come un effettivo aiuto per tutti piuttosto che come ulteriori strumenti di controllo da parte dei titolari. I creativi hanno potuto proseguire nelle loro attività, avendo un aiuto dal controllo di gestione nel pianificare il loro lavoro, anche nei confronti del cliente.
